בכניסה לפרויקט בענף הבניה, יש לבצע עדכון חוות דעת לוחות זמנים ראשוני במהלך השבוע הראשון לאחר אישור לוחות הזמנים. יש לזכור כי זמן לא מועט עשוי לחלוף בין הגשת הלו”ז לקבלת האישור הסופי עליו. חושב לבצע בדיקה זו ע”י יועץ לוחות זמנים.

עדכונים עוקבים אמורים להתבצע על בסיס חודשי, ובמקרים מסויימים כל שבועיים, לכל אורך הפרוייקט. חשוב להבין את רצף התהליכים לעדכון ולהגדיר אותם מראש.

התבססות על לוחות זמנים

כאשר לוח הזמנים המפורט של הפרוייקט נמצא בשלב האישורים, הצדדים המעורבים יכולים באופן זמני להתבסס על העתק של הגרסה הנוכחית.

לצורך חוות דעת יועץ לוחות זמנים ועדכון לוח הזמנים החודשי, נדרש כי כל אחד מהצדדים יאסוף חוות דעת ע”י יועץ לוחות זמניםגבי החלק הרלוונטי שלו בעבודה במהלך תקופת הדיווח. יש לבדוק, לאמוד ולשלב כל פיסת מידע שכזאת בתהליך עדכון הלו”ז במהלך מפגש משותף של כל המעורבים בתהליך הבנייה. חשוב להכין את הניירת הנדרשת לתיעוד העדכון במהלך המפגש. בנוסף לכך, על המפגש להיות בלתי פורמלי, אך עם זאת תחום בזמנים עבור כל הצדדים המעורבים בתהליך הבנייה. כמו כן, מומלץ לכל אחד לבחון ולאמוד את לוח הזמנים על מנת לזהות ולהכיר את מכלול הפעילויות המתוכננות לביצוע או להשלמה בתקופת הדיווח.

הצעד הבא בתהליך חוות דעת לוחות זמנים יהיה קביעת הנושאים הבאים:

  • תאריכי התחלה וסיום של כל הפעילויות המתחילות ו/או נשלמות בעת העדכון. ההמלצה היא לתמוך בתאריכים הללו באמצעות מסמכי ביצוע עובדתיים, אותם ניתן להפיק ממערכות תיעוד המסמכים של הפרוייקט.
  • הסטטוס הנוכחי של כלל הפעילויות ידווח כ’בעת ביצוע’ בדיווח העדכון האחרון. אם הפעילות הושלמה בעת הדיווח, יש לתעד את תאריך ההשלמה. עבור הפעילויות הנמצאות בביצוע, יש להעריך ולתעד את הזמן שנותר להשלמה.
  • פעילויות שיש לסדר מחדש, להוסיף, למחוק, לשנות או להוסיף הבהרות, לשקף שינויים בזמן התפעול או לתחזק פרט נדרש בלוח הזמנים לניהול ומעקב טוב יותר.
  • החלקים שיש לשלב בלוח הזמנים לשיקוף דחיות ו/או שינויים בתנאים המשפיעים על לוח הזמנים, ההתקדמות והתחזית של הפרוייקט.

יועץ לוחות זמנים והזדמנות להתאוששות כתוצאה מפיגור לגיטימי

בנוסף, במידה וחל פיגור לגיטימי בלוח הזמנים של הפרויקט, יש לבצע בקרת לוחות זמנים על מנת לאתר הזדמנויות להתאוששות במידת האפשר והצורך. כמו כן, מאחר ופעילויות רבות מתוכננות ומסודרות לפי עדיפות ולא על בסיס מוחלט, ניתן להשלים את הזמן שאבד באמצעות סידור מחדש של פעילויות מסויימות. הסידור מחדש יכול לבוא לידי ביטוי באמצעות הגברת כוח האדם, תגבור משמרות, איחוד מטלות והגדלת הכמות של הציוד התומך. אפשרות נוספת היא להאריך את שבוע העבודה, למשל משבוע עבודה של חמישה ימי עבודה לשבוע עבודה של ששה ימי עבודה. מטרת העל היא ניצול מלא ואופטימלי של הזמן ומניעת אסון במושגים של עלות סופית ועמידה בזמנים.

הצד האחראי על תחזוק ושליטה בלוחות זמנים צריך לכונן גישה מערכתית לאיסוף וניתוח הנתונים המתקבלים במהלך הפרויקט.

יש לתאם ולהוביל את תהליך חוות דעת לוחות זמנים ועדכון לוח הזמנים באמצעות קביעת המועד והמקום לפגישה של כל המעורבים בתהליך הבנייה.