מאמרים

אם נרצה למצוא אספקט מרכזי אחד שמבדיל בין אנשים שמגיעים להישגים גבוהים לבין כאלה שלא מצליחים בכך נוכן למצוא אותו בהקשר על עמידה בזמנים. אנשים, מנהלים ואפילו עסקים מצליחים יותר כאשר הם מסוגים לבנות לוחות זמנים בצורה נכונה ולא פחות מכך, כאשר הם מצליחים לעמוד בהם.

אם נרצה למצוא אספקט מרכזי אחד שמבדיל בין אנשים שמגיעים להישגים גבוהים לבין כאלה שלא מצליחים בכך נוכן למצוא אותו בהקשר על עמידה בזמנים. אנשים, מנהלים ואפילו עסקים מצליחים יותר כאשר הם מסוגים לבנות לוחות זמנים בצורה נכונה ולא פחות מכך, כאשר הם מצליחים לעמוד בהם.

דבר זה הינו בעל משמעות גדולה כך עד שכיום מושקעים מאמצים רבים כדי לשפר את היכולת של עמידה בלוח זמנים. המאמצים הללו מושקעים גם על ידי אנשים פרטיים, שרוצים לשפר את הישגיהם וגם על ידי חברות שונות, שרוצות לאפשר לעובדים לעמוד טוב יותר בזמנים וגם לשפר את היכולת הכוללת של הארגון לספק תוצאות במקום הנכון וגם בזמן הנכון.

בשורות הבאות נסביר יותר על הקשר בין לוח זמנים בנוי היטב לבין הצלחה בכלל והצלחה בתחום של ניהול פרויקטים בפרט.

הזמן – משאב מוגבל

הזמן הוא משאב מוגבל. השלכה מרכזית של מציאות זאת היא שכל אדם וכל ארגון מוגבל בהישגים לפרק זמן נתון. היכולת לתכנן נכון את סדר הפעולות קשורה גם ליכולת לבנות סדר עדיפויות ולהקצות לכל פעולה ולכל משימה זמן מתאים – לא ארוך מדי אך גם לא קצר מדי.

הורה, למשל, אב או אם שרוצים להיות מעורבים בגידול הילדים יצליחו יותר אם יתכננו מראש זמן מתאים למשימות בעבודה וזמן מתאים להקדיש לילדים. גם אם לא תמיד התוצאה תתאים במדויק לציפיות, עצם התכנון יסייע להספיק יותר.

תכנון פרויקטים מורכבים

בעולם העסקים המורכבים, כאשר עוסקים בפרויקטים של בניה, למשל, החשיבות של תכנון זמן ולוחות זמנים רבה באופן מיוחד. במקרים כאלה, מרחב התמרון קטן יותר וכל חריגה עשויה לעשות בכסף רב.

במציאות כזאת, לא פלא שנדרשים אנשים מקצועיים במיוחד, אשר אמונים על הצלחה על סמך עמידה בלוחות זמנים. אנשים כאלה יהיו על פי רוב מנהלי פרויקטים מנוסים, אשר מבססים את התכנון על תחזיות שקולות, על בחינת אלטרנטיבות, על ידע מקצועי.

יש לציין שמנהלי פרויקטים מעולים יכולים לעשות גם יותר מכך. מנהלים ברמה הגבוהה ביותר, יודעים להתמודד גם עם מצבים בלתי צפויים. ההתמודדות תיעשה בשני דרכים: ראשית, לקיחת אפשרות כזאת מראש בתכנון ושנית, בנית לוח זמנים חדש, בצורה מותאמת ואפקטיבית. כך, הפרויקט יסתיים על פי המתוכנן ואפשר יהיה להתפנות לפרויקטים נוספים ולשפר ביצועים עסקיים.