מאמרים

במאמר זה נתמקד בתוכנת אם אס פרוג’קט (MS-Project) לניהול פרויקטים בבניה מבית חברת מייקרוסופט, אך לפני שנעמיק ביכולות התוכנה ויתרונותיה, נקדים ונפרט קצת אודות ניהול פרויקטים תכנון ביצוע ובקרה – בענף הבניה.

פרויקטים בסדר גודל גדול, כגון אלו בבניה דורשים תכנון, מעקב ובקרה קפדניים. כדי שפרויקט כזה יצליח ו”יתקתק” יש לתכנן את לוחות הזמנים, החל מזמן קלנדרי ועד לזמן מכונה וכוח אדם. יש לתכנן, לנטר ולעקוב אחר ההוצאות, התמחור ועלות הפרויקט וכמובן לתכנן את תוצריו של הפרויקט, קרי: תכולתו והעבודה הכרוכה בו.

אם אס פרוג’קט – MS-Project תוכנה לניהול פרויקטים

המטרה שניצבת למול כל מי שעוסק בתהליכי ניהול פרויקטים בבניה, בדומה לניהול פרויקטים גדולים בדיסציפלינות אחרות, היא להוציא מן הכוח אל הפועל תוצר איכותי, שישביע את רצונם של הלקוחות ויהיה חשוף למינימום סיכונים.
תוכנת אם אס פרוג’קט (MS-Project) היא אחת מבין מספר תוכנות ניהול פרויקטים בבניה העומדות לרשותנו כיום, והיא משמשת כלי עזר חשוב למנהלי פרויקטים מורכבים.
אם אס פרוג’קט (MS-Project) – תכונות ויתרונות
אם אס פרוג’קט (MS-Project) תומכת בפרויקט תוך שהיא “מפרקת” אותו למשימות ומשאבים וממסגרת אותם על ידי בקרת לוחות זמנים. היא בנויה באופן היררכי ועל כן מאפשרת לנו לתכנן את פרויקט הבניה, על כל שלביו, באופן מדורג ולקבל תמונת מצב מדויקת בכל נקודת זמן ובכל רזולוציה שנבחר.

העבודה מתחילה בהגדרת המשאבים עצמם: חומרים, מכונות, שעות אדם של בעלי תפקידים שונים וכו’ ואת התמחור של כל משאב. לאחר מכן, קובעים את המשימות כאשר לכל משימה יש להגדיר את משימת הקדם ואת המשימות העוקבות שבאות אחריהן ומקצים להן משאבים. לבסוף, בהתאם לשלבים הראשונים, קובעים את הזמן הדרוש לכל משימה ואת עלותה.
כעת, מאחדים את כל המשימות לכדי תוכנית עבודה בעלת לוח זמנים סדור: קובעים אבני דרך לפרויקט ומגדירים מה הן המשימות שצריכות להתבצע כדי להגיע לאותן אבני דרך. חלק חשוב בתהליך זה הוא הגדרת הקשרים בין המשימות השונות וסידורן בקבוצות משותפות של פעולות המכונות “ערסלים”. בנוסף, מגדירים לכל פרויקט נתיב קריטי שמהווה את שרשרת המשימות הארוכה ביותר, המשפיעה באופן ישיר על אורך הזמן שיידרש להשלמת הפרויקט.
הגדרות אלו מתורגמות על ידי תוכנת אם אס פרוג’קט (MS-Project) לתוכנית עבודה מסודרת ומפורטת, תרשים גנט שמציג באופן גרפי לוחות זמנים עבור הפרויקט ותרשים רשת שמציג את כלל המשימות בפרויקט והקשרים שביניהן, גם הוא בצורה גרפית ברורה ונוחה.
בד בבד ניהול פרויקטים בבניה בעזרת אם אס פרוג’קט (MS-Project) מאפשר לתכנן את התקציב הדרוש לכל חלק בפרויקט בנפרד ולבצע בקרה על עמידה ביעדים התקציביים בכל רגע נתון בתהליך.
אלו הם רק חלק מן הפיצ’רים שמציעה התוכנה ויש עוד רבים אחרים. מנינו את העיקריים שבה.

היתרונות של אם אס פרוג’קט – MS-Project הם:

• תוכנה זו עוזרת לנו להבין בדיוק כמה זמן יידרש לביצוע כל חלק בפרויקט ולהקצות את המשאבים כך שנקבל תפוקה מקסימאלית מחד, וניצול מרבי של משאבי הפרויקט, מאידך.
• היא מאפשרת לנו להתבונן על ניהול פרויקטים תכנון ביצוע ובקרה ממגוון זוויות אך גם לעקוב אחר התמונה הגדולה.
• ככל שרמת ההגדרות תהיה טובה ומדויקת יותר, כך הניהול של הפרויקט יהיה יעיל יותר.
• היא מייצרת בסיס אמין לקבלת החלטות, לזיהוי מקדים של סיכונים ולניהולם במהלך הפרויקט.